Divisão de Contabilidade

   

       A Divisão de Contabilidade (CTB) está hierarquicamente subordinada a Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF), sendo responsável pelo controle contábil e auxiliando nos controles orçamentário e financeiro da UEM.

         Com relação a estrutura, a Divisão está organizada em 3 setores: Empenho, Liquidação e Arquivo.

     Em linhas gerais são desenvolvidas as seguintes atividades: pré-empenho, empenho, em liquidação, liquidação, repasses de despesas realizadas entre órgãos internos da UEM, reclassificação de empenhos de adiantamento, montagem e encaminhamento dos processos de adiantamento, conciliação contábil/bancária das contas correntes, arquivo de toda documentação contábil e das operações que envolvam despesas da universidade; emissão, análise e conferência de relatórios e balancetes; elaboração de relatórios e controles gerenciais.

   As atividades desenvolvidas são cercadas de detalhes e exigem de seus executores atenção, conhecimento técnico e normativos dos diversos sistemas internos e externos e, responsabilidade ressaltando, ainda, as exigências de se atender prazos para o cumprimento das mesmas, a seguir descritas com mais detalhes:

 

Pré-Empenho da Despesa

   A Divisão de Contabilidade é responsável pelo pré-empenho de despesas nos casos em que não são necessários os procedimentos de licitação exigidos por lei. Como exemplo, podemos citar: folha de pagamento (CRE convênios) e outras despesas com pessoal; inscrição de servidores em eventos; ajuda de custo para participação em eventos no exterior; pró-labore para ministrantes de palestras, participantes de bancas de dissertação de mestrado, doutorado, banca de concursos; hospedagens e refeições; bolsas ( trabalho,  monitoria, extensão, pesquisa...); adiantamentos e outros.

   Para a realização do pré-empenho é necessário proceder a análise do documento, verificar/implantar o cadastro junto ao sistema SIAF, verificar  a disponibilidade orçamentária/financeira, classificar corretamente a despesa e selecionar a fonte de recursos.

 

Empenho da Despesa

   O empenho da despesa é realizado a partir do pré-empenho, inserindo no sistema as informações complementares como o tipo de utilização (Almoxarifado Estoque, Passivo Reconhecido, Adiantamentos, Despesas que terão uso imediato ou Despesas de capital) e o tipo do empenho (ordinário, estimativo ou global). Após a realização do empenho no sistema SIAF, a nível interno, para fins de controle orçamentário é realizado o registro do valor empenhado no Sistema GESCOMP, codificando a unidade, subunidade, programa, fonte e subfonte de recursos.

 

Em Liquidação da Despesa

   O processo de em liquidação consiste no registro do recebimento dos materiais/serviços adquiridos pela instituição. É informado a data de recebimento dos materiais/serviços, número, data, valor, tipo e série do documento fiscal. Na sequência realiza-se o procedimento de liquidação da despesa.

 

Liquidação da Despesa

   Além dos empenhos emitidos pela Divisão de Contabilidade, recebemos diariamente notas fiscais, faturas e documentos que comprovam a entrega de mercadorias ou a prestação de serviços já ocorridos no âmbito da Universidade.

   Este é um procedimento de muita importância e responsabilidade, pois é nesse momento que vai ser determinado o pagamento da despesa.

   Para isso, procede-se a análise de cada documento, observando-se a legalidade e legitimidade, preenchimento correto, se não há rasuras, confirma-se o cadastro do fornecedor, verifica-se a documentação está de acordo com o empenho, o valor a ser pago, o prazo e a forma de pagamento.

   Após a emissão da nota de liquidação e conferência minuciosa, os documentos são encaminhados para pagamento.

 

 Repasses Internos

   O repasse interno é a prática adotada pela Divisão de Contabilidade para apropriar despesas internamente, quando da efetiva prestação de serviços e/ou fornecimento de materiais por setores da UEM às diversas unidades/subunidades. Como exemplos podemos citar: despesas com correspondências junto ao Protocolo Geral, fornecimento de materiais pelo Almoxarifado Central, serviços de impressão e encadernação junto à Imprensa Universitária, aquisição de gêneros alimentícios junto à Fazenda Experimental de Iguatemi, confecção de bens (mesas, armários, divisórias...) junto à PCU/DSI,  viagens realizadas com veículos da UEM, emissão de certificados junto ao DAA e à PEC/DEX, aquisição de materiais de limpeza junto ao Departamento de Química e outros.

   Para a efetivação do “repasse de despesas”, a documentação é analisada e classificada em todos os níveis, separando-se por fonte/subfonte de recursos, ação programática interna, código de despesa e unidade, objetivando a apropriação de custos/despesas entre os diversos órgãos/departamentos internos da universidade.

   Destacamos o volume de operações e a complexidade das informações a serem contabilizadas.

 

 Prestação de Contas de Adiantamento

   “Adiantamento é a autorização concedida a um servidor pelo ordenador da despesa, o qual coloca determinado numerário à sua disposição, para que possa realizar despesas com prazo certo e finalidade específica”.

   A CTB é responsável pela montagem e encaminhamento dos processos de adiantamento, procedimento que envolve: análise da documentação apresentada quando da apresentação da prestação de contas pelo detentor do adiantamento, reclassificação de todos os itens de despesa, tanto a nível de unidade/subunidades internas, como quanto à especificidade das despesas, contabilização dos saldos devolvidos, cobrar agilização na tramitação dos processos para que os mesmos não extrapolem os prazos legais, assessorar os responsáveis por adiantamentos em assuntos da sua competência, montagem, encaminhamento e outras providências necessárias para sua aprovação.

 

Conciliação Contábil/Bancária

   A Conciliação contábil/bancária envolve aproximadamente 230 (duzentas e trinta) contas correntes, com grande volume de movimentação, de forma analítica, das receitas auferidas e despesas efetivamente pagas, execução orçamentária e financeira, exatidão de balancetes, relatórios e Balanços.

 

Arquivo

   O arquivamento e atualização de toda a documentação envolve operações de receitas e despesas de toda a Universidade, tanto do câmpus sede, como também dos campi-extensão, Fazenda Experimental de Iguatemi e Hospital Universitário. Destaca-se que esta documentação é extremamente volumosa exigindo responsabilidade quanto ao seu manuseio e ordenamento, uma vez que cada documento recebido irá constituir ou fazer parte de um pequeno processo correspondente a cada evento de despesa realizada, de acordo com cada fornecedor e/ou prestador de serviço. Ressaltamos que este arquivo deve estar sempre atualizado uma vez que constantemente são solicitadas diversas informações e documentação, tanto em nível interno como externo, inclusive pelo Tribunal de Contas do Estado do Paraná e cujo atendimento deve ser rápido e eficiente.

 

   As atividades de empenho, liquidação e pagamento, acima descritas, são realizadas por meio do Sistema SIAF, no entanto o controle orçamentário, que se refere às ações específicas dos departamentos, bem como os repasses internos são realizados no sistema GESCOMP.

   Além da responsabilidade de manter a contabilidade atualizada, procedendo diariamente registro e conciliações, entre as outras atividades realizadas pela CTB, mas de difícil mensuração quantitativa, podemos destacar:

• Atendimento e orientação à comunidade interna quanto à posição orçamentária e financeira;
• Atendimento e orientação a credores da UEM quanto à tramitação de documentos e posição financeira;
• Providências e encaminhamento para pagamento das diversas solicitações mensais referentes à remuneração adicional a servidores da instituição quando da participação em projetos de prestação de serviços e outros;
• Encaminhamento mensal à PRH/DPE e providências quanto ao empenho, liquidação e pagamento, de relação nominal dos prestadores de serviços sem vínculo empregatício, sujeitos ao recolhimento de INSS;
• Registrar todas as operações de recebimento e pagamento caracterizado como receitas e despesas extra-orçamentárias;
• Elaboração de demonstrativos contábeis gerenciais e específicos sobre a posição orçamentária e financeira dos diversos órgãos e ou setores internos;
• Elaboração de diversos relatórios gerenciais mensais, encaminhados à Diretoria de Contabilidade e Finanças, que auxiliam no gerenciamento e tomada de decisões;
• Elaboração do balanço geral e outras demonstrações exigidas por lei, e encaminhamento aos órgãos fiscalizadores;
• Atender as equipes de auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Paraná ou de qualquer outro órgão, fiscalizador ou não, interno ou externo e
• Elaboração do processo de Prestação de Contas de encerramento de exercício e encaminhamento aos órgãos internos e externos, especialmente ao Tribunal de Contas do Paraná.

 

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